Przygotowywanie ofert handlowych - o czym warto pamiętać?
Przedsiębiorstwa działające w sektorze B2B często muszą rywalizować o klientów. Zwłaszcza gdy dopiero rozpoczynają swoją działalność i nie mają jeszcze pewnej renomy oraz wielu poleceń od zadowolonych partnerów biznesowych. O czym warto pamiętać, przygotowując ofertę handlową?
W tym tekście (3)
Czy dobra oferta handlowa musi kusić tylko ceną?
Jeszcze kilka lat temu odpowiedź na to pytanie byłaby twierdząca. Firmy, które miały najniższą cenę, często wygrywały na przykład w przetargach, jakie organizowały urzędy gmin, czyli szeroko rozumiane instytucje samorządowe w Polsce.
Z biegiem czasu rynek uległ jednak tak dużemu nasyceniu, że coraz więcej firm zaczęło patrzeć już nie tylko na cenę, ale i na kompetencje oraz doświadczenie i kompleksowość składanej oferty. W dużej mierze winę za ten stan rzeczy ponoszą podwykonawcy, którzy radykalnie zaniżali cenę, a następnie nie wywiązywali się z powierzonych zadań.
Doprowadziło to do tego, że między 2017 a 2018 rokiem, w świecie biznesu w Polsce, coraz częściej kierowano się już nie ceną, a całościowym podejściem do oferty. Jeśli na przykład firma szukała programisty, to przewagę wywalczyły sobie te osoby, które nie tylko tworzyły dobre oprogramowanie (choćby jego cena była wygórowana), ale i przeprowadzały wdrożenie oraz szkolenia dla pracowników podmiotu zamawiającego.
Wiele wskazuje na to, że ten stan rzeczy coraz bardziej będzie się pogłębiał. W wybranych zawodach stawki, jakie zarabiają specjaliści z Polski czy na przykład z Niemiec lub Francji, wcale nie różnią się zbyt mocno od siebie. Faworyzuje to najlepszych w swoim fachu, którzy wiedzą, że jakość musi kosztować.
Jak zabrać się za przygotowanie oferty handlowej?
Przede wszystkim musimy dokładnie poznać specyfikę firmy oraz jej oczekiwania. Im więcej wiemy o kliencie, tym większe szanse na to, że uda nam się dorzucić do zamówienia coś ekstra, co przeoczy konkurencja, dzięki czemu to nasza oferta zostanie wybrana i zgarniemy lukratywny kontrakt.
Wiele firm obawia się pytać zamawiających o szczegóły lub potencjalne niejasności. To częsty błąd. Jeśli zauważymy nieścisłość lub chcemy doprecyzować jakieś zagadnienie, to kontakt z zamawiającym jest wręcz wskazany i rekomendowany. Pozwoli nam zbudować swoją pozycję jako oferenta poważnego i konkretnego, który chce wiedzieć o zleceniu jak najwięcej.
Koniecznie pamiętajmy też o tym, że rynek ofert nie wybacza błędów. Po opracowaniu listu intencyjnego i kosztorysu usiądźmy do niego na spokojnie i zapoznajmy się z nim. Błędy ortograficzne, źle postawione znaki interpunkcyjne czy operowanie różnymi kwotami w odniesieniu do tych samych zadań w różnych punktach prospektu to rzeczy, które mogą bardzo szybko wykluczyć nas z grona poważnych firm.
Jak wysłać ofertę handlową?
Zawsze musimy grać według reguł, jakich wymaga strona zamawiająca. Jeśli byłoby nam wygodniej wysłać plik na e-maila, a firma lub jednostka samorządu terytorialnego wymaga tradycyjnej wersji papierowej, to musimy uszanować te zasady i się do nich dostosować.
Pamiętajmy też o szeroko rozumianej estetyce. Papier firmowy, ładnie wyeksponowane logo i pełne dane oferenta to podstawa, która pomoże zbudować nam wizerunek profesjonalistów.