Pojęcie „przetwarzania” danych

Z danymi osobowymi ściśle łączy się pojęcie ich „przetwarzania”. Zgodnie z przepisami ustawy „przetwarzaniem” danych osobowy są jakiekolwiek operacje wykonywane na danych osobowych, takie jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie, a zwłaszcza te, które wykonuje się w systemach informatycznych.

W konsekwencji treści przepisów ustawy, praktycznie każda operacja wykonana na danych osobowych, stanowi ich przetwarzanie, co jest ważne choćby w kontekście analizy, czy dany pracownik firmy przetwarza dane osobowe (i powinien zostać do tego upoważniony), czy nie przetwarza.

Bardzo ważne jest również dysponowanie przez administratora danych odpowiednią podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych. Ustawa określa pięć takich podstaw.

Przetwarzanie danych dopuszczalne jest jeżeli:

• osoba, której dane dotyczą, wyrazi na to zgodę, chyba ze chodzi o usuniecie dotyczących jej danych,
• jest to niezbędne dla zrealizowania uprawnienia lub spełnienia obowiązku wynikającego z przepisu prawa,
• jest to konieczne do realizacji umowy, gdy osoba, której dane dotyczą, jest jej stroną lub gdy jest to niezbędne do podjęcia działań przed zawarciem umowy na żądanie osoby, której dane dotyczą,
• jest niezbędne do wykonania określonych prawem zadań realizowanych dla dobra publicznego,
• jest to niezbędne dla wypełnienia prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

Administrator danych może dysponować tylko jedną z podstaw wskazanych powyżej, ważne jest natomiast aby ta podstawa była aktualna, ponieważ w przypadku jej braku dalsze przetwarzanie danych jest niedopuszczalne.