Oprogramowanie do zarządzania umowami - czy warto w nie inwestować?

Co powinna zawierać umowa między stronami w biznesie?

Umowa to pewnego rodzaju broń obosieczna. Chroni ona zarówno usługodawcę jak i usługobiorcę. Załóżmy, że nasza działalność opiera się na dostarczaniu sygnału internetu radiowego na określonym obszarze, gdzie — z różnych względów — internet w kablu jest niedostępny.

W takiej konkretnej sytuacji obie strony muszą jasno wiedzieć, na co dokładnie się zgadzają. Z naszej strony — jako usługodawcy — ważna będzie m.in. kwestia terminu płatności za internet oraz adres świadczenia usługi czy osoba kontaktowa, która może zarządzać swoim kontem.

Nasz klient z kolei chciałby wiedzieć, jaki jest jego pakiet, czyli z jaką szybkością będzie funkcjonował internet. Powinien też zostać należycie poinformowany o długości obowiązywania umowy, karach umownych, a także o tym, jakie usługi dodatkowe (i za jaką opłatą) może u nas wykupić.

Oznacza to, że mamy do czynienia ze sporą ilością ważnych danych. Co warto podkreślić, nie będziemy przecież każdorazowo sporządzać umowy, a jednak warto odpowiednio zdywersyfikować ofertę. Chcemy przecież dotrzeć zarówno do tradycyjnych osób fizycznych, jak i do firm.

Jak przechowywać umowy w firmie?

Przede wszystkim zgodnie z zasadami RODO. Rozporządzenie, które działa w Polsce już od trzech lat, bardzo mocno wpłynęło na rzeczywistość wielu firm i zmusiło je do wprowadzenia nowych standardów bezpieczeństwa, co należy uznać za ogromny sukces.

Zgodnie z wytycznymi RODO, to klient znalazł się w pozycji uprzywilejowanej. Może on zażądać wglądu do swoich danych, a także modyfikować je czy nawet zlecić ich usunięcie ze zbioru, korzystając przy tym z tak zwanego prawa do bycia zapomnianym.

Nowe regulacje dotyczą też możliwości kontaktu z klientami. Jeśli nie wyrażą oni na to zgody, nie możemy po prostu dzwonić do nich z każdą ofertą promocyjną. Co więcej, jeśli klient wyrazi zgodę na marketing, ale przesadzimy z jego ilością, to nasz klient może w dowolnej chwili wycofać zgodę.

Jak w firmie sprawdzi się oprogramowanie do zarządzania umowami

Przede wszystkim podpowie nam ono, kiedy kończy się okres obowiązywania umowy u niektórych klientów, co da nam możliwość szybkiego zareagowania. Jeszcze zanim podbierze ich nam konkurencja. Można też kategoryzować klientów według wielu kluczy.

Możemy na przykład sortować ich pod kątem miejsca zamieszkania, pakietu, jaki mają wykupiony w naszej firmie, a także pod kątem ich statusu. To świetne narzędzie, które szybko pozwoli nam ocenić potencjał działalności i wyłapie słabe punkty, przez które nasze zarobki nie są tak wysokie, jak mogłyby być. Dedykowane oprogramowanie tego typu zwykle jest szyfrowane, co znacznie zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych tam danych. To bardzo ważna kwestia, która pomoże nam pozostać w zgodności z RODO.