Komunikacja z pracownikami - jak zorganizować ją w firmie?
Jeśli nasza firma rozrasta się i pojawia się w niej coraz więcej osób, to oznacza to, że musimy powoli pomyśleć o strukturze zarządzania i modelu komunikacji. Dlaczego to tak ważne? Jak zorganizować komunikację z pracownikami w firmie?
W tym tekście (3)
Komunikacja z pracownikami w małej firmie — kiedy warto zmodyfikować zasady obowiązujące w miejscu pracy?
Jeśli nasza działalność zatrudnia nie więcej niż 10-15 osób, to zwykle jest to w pełni tożsame z tym, że wszyscy znają się osobiście. Na tym etapie rozwoju firmy często zarysowuje się też konkretna struktura, która może z czasem ewoluować i rozrastać się.
Pojawiają się pierwsze zespoły, a co za tym idzie, także i kierownicy. W tego typu działalnościach zwykle (choć nie jest to regułą) można już wyodrębnić dobrze zarysowany dział biurowy. Jeśli nasza działalność skupia się na przykład na produkcji mebli, to poza działem biurowym zazwyczaj mamy też dział produkcji oraz magazyn.
Z biegiem czasu, gdy firma się rozrośnie, jest dość prawdopodobnym, że pojawi się w niej coraz więcej menedżerów zarządzających sprzedażą. Nie można wykluczyć też powołania do życia działu kadr oraz księgowości. Gdzieś w środku tego całego schematu jest oczywiście właściciel firmy, który nie może pozwolić sobie na poświęcanie pracownikom tak dużej ilości czasu, jak dotychczas. Musi przecież rozmawiać z kontrahentami oraz rozwijać działalność, wchodząc na nowe rynki.
Oznacza to, że firma właśnie wchodzi w ten etap swojej działalności, kiedy część obowiązków szefa wezmą na siebie kierownicy. Do przełożonego zaczną napływać tylko te najważniejsze informacje. Niewielkie problemy, urlopy czy ogólna kondycja przedsiębiorstwa będzie teraz raportowana przez wybrane osoby.
Jak może wyglądać model komunikacji w firmie?
Najpopularniejszy podział zakłada stworzenie stanowisk kierowniczych dla szefów wszystkich działów. W firmie powinna więc pojawić się osoba zarządzająca pracą zespołu biurowego, a także kierownik magazynu, produkcji oraz osoba koordynująca działania handlowców.
Każdy kierownik odpowiada tylko za powierzony mu zespół i nie powinien wchodzić w kompetencje osób, które nie są w jego dziale. Proste sprawy, kwestie organizacyjne czy niewielkie sytuacje konfliktowe mogą oni rozwiązywać samodzielnie, w ramach swoich kompetencji.
Jednocześnie kierownicy powinni otrzymać od właściciela działalności kwartalne cele do realizacji. To właśnie po wynikach pracy powinni być oceniani zarówno menedżerowie, jak i osoby wchodzące w skład zespołu. To bardzo ważne, by oceniać osoby zatrudnione nie za ich cechy osobowe, ale za pracę, jaką wykonują.
Kto może pomóc zorganizować strukturę zarządzania w firmie?
Jeśli w porę nie uregulujemy kwestii zarządzania firmą na różnych szczeblach, to nagle może okazać się, że mamy w firmie spory chaos. Na szczęście możemy skorzystać z doświadczenia menedżerów HR, którzy chętnie posłużą nam swoim doświadczeniem i pomogą usystematyzować podział zadań w firmie. Dobrą okazją do wdrożenia nowych zasad zarządzania zespołem jest też certyfikacja ISO lub przeprowadzanie w firmie audytu bezpieczeństwa.