Jak zorganizować bezpieczny transfer plików?
Żyjemy w czasach, kiedy każdego dnia w sieci przetwarzane są terabajty informacji. Coraz więcej plików wysyłamy sobie w formie załączników, korzystając w tym celu z wielu różnych usług. Często jednak zapominamy upewnić się, czy dany kanał komunikacji jest bezpieczny. Jak zorganizować bezpieczny transfer plików w firmie?
W tym tekście (3)
Dlaczego bezpieczny transfer plików w firmie jest tak ważny?
Można tu wskazać na dwa kluczowe obszary. Pierwszym z nich jest rozporządzenie RODO, które w bardzo rygorystyczny sposób podchodzi do ewentualnych uchybień i naruszeń w zakresie przetwarzania danych osobowych.
Co warto podkreślić, RODO na pierwszym miejscu nie stawia danych firmy, a dane o naszych klientach. Jeśli więc chcielibyśmy przekazać na przykład informacje o wybranym kliencie na odległość, wychodząc przy tym poza firmową sieć, musimy zachować wszystkie środki ostrożności.
Rok 2020 pokazał, że takie sytuacje wcale nie należą do tych wyjątkowych. Wystarczyła pandemia koronawirusa i wysłanie wielu pracowników do pracy zdalnej, by nagle okazało się, że troska o przesyłanie plików w obrębie działalności gospodarczej ma absolutnie kluczowe znaczenie.
Bezpieczny transfer plików pomaga nam też utrzymać w tajemnicy wiele ważnych informacji i procesów, które zachodzą po stronie naszej działalności gospodarczej. Jeśli poświęciliśmy wiele czasu na wypracowanie idealnego schematu pracy, w tym na przykład arkusza, który automatycznie oblicza najważniejsze dane, to dobrze byłoby chronić tę przewagę przed konkurencją.
W jaki sposób wysyłać dane w publicznym internecie?
Niestety, ale nie zawsze mamy możliwość, by pracować w ramach firmowej sieci LAN. Czasem trzeba wysłać ważne informacje poza firmę. Dobrze byłoby wiedzieć, jak zorganizować ten proces, by w niczym nie wpłynął on na poziom bezpieczeństwa przekazywanych informacji.
Jedną z najważniejszych zasad, jaką rekomenduje się dla informacji poufnych, jest ich dodatkowe zabezpieczenie hasłem. Możemy w tym celu na przykład spakować (skompresować) plik i nadać mu hasło, które następnie wyślemy SMS-em bezpośrednio do odbiorcy, z pominięciem innych osób.
Ważną kwestią jest też korzystanie z platform hostingowych, które inwestują w odpowiednie zabezpieczenia. Protokół SSL i weryfikacja dwuetapowa to absolutne minimum. Jeśli wybrana usługa nie spełnia tych standardów, trudno będzie w pełni jej zaufać.
Najczęściej popełniane błędy przy udostępnianiu plików przez sieć
Bez wątpienia na szczycie listy należy wskazać na nadawanie plikom statusu publicznego, czyli takiego, z którym może zapoznać się dowolna osoba. Czasem wystarczy omyłkowo wkleić link do złej wiadomości e-mail i narażamy się na utratę wielu ważnych informacji prywatnych.
Zawsze warto ograniczyć też żywotność pliku w usłudze hostingowej. Jeśli wiemy, że odbiorca pobrał jego kopię na swój dysk twardy, to zdecydowanie zaleca się usunięcie takiego pliku lub choćby oznaczenie go jako prywatnego, czyli takiego, do którego dostęp ma tylko administrator konta. Wprowadzenie w życie tych kilku prostych zasad na pewno znacznie zwiększy poziom bezpieczeństwa danych w firmie.