Jak zadbać o bezpieczne niszczenie dokumentów firmy?
Czas na pozbycie się dokumentów z firmowego archiwum? W tym przypadku rozwiązaniem nie może być wyrzucenie umów czy faktur do zwykłego kosza na śmieci. Niszczenie dokumentów musi odbywać się w zgodzie z normą DIN 66399, a także przepisami RODO. Najskuteczniejsze w tym zakresie okazuje się niszczenie dokumentów przez zewnętrzną firmę. Sprawdź dlaczego.
W tym tekście (3)
Na czym polega niszczenie dokumentów firmy w systemie bezpiecznych pojemników?
System bezpiecznych pojemników, oferowany przez firmy takie, jak EkoAkta, łączy prostotę z najwyższym standardem bezpieczeństwa. W praktyce działa to tak, że Twoja firma otrzymuje szczelne, aluminiowe pojemniki na odpady papierowe zawierające dane poufne, a więc dokumenty kadrowe, raporty finansowe, umowy czy kopie faktur.
Pojemniki te są szczelnie zamykane i oznaczone indywidualnym numerem. Dzięki temu zadbanie o szybką identyfikację każdej partii dokumentów nie stanowi najmniejszego problemu.
Następnie zespół przeszkolonych ekspertów odbiera pojemnik bezpośrednio z siedziby Twojej firmy, wcześniej sporządzając protokół odbioru. Transport odbywa się przy użyciu pojazdów z systemem GPS, co gwarantuje, że dokumenty poufne nie trafią w niepowołane ręce. Przewożone są one do certyfikowanego zakładu, gdzie podlegają profesjonalnemu niszczeniu w kontrolowanych warunkach, a więc w zgodzie z normą DIN 66399. Cały proces jest dokumentowany, a Twoja firma otrzyma certyfikat zniszczenia, będący potwierdzeniem wykonania usługi.
Niszczenie dokumentów, sprawdź ofertę EkoAkta
Firma EkoAkta, specjalizująca się w kompleksowym zarządzaniu dokumentacją firmową, od digitalizacji po przechowywanie w cyfrowych archiwach. Oferta https://www.ekoakta.pl/uslugi/niszczenie-dokumentow-w-systemie-bezpiecznych-aluminiowych-pojemnikow/ przeznaczona jest zarówno dla małych, jak i średnich oraz dużych firm. Chętnie korzystają z niej również instytucje publiczne.
Jak wdrożyć niszczenie dokumentów w firmie?
Bezpieczne niszczenie dokumentacji nie wymaga skomplikowanych procedur ani nakładów organizacyjnych. Wystarczy określić, jakie rodzaje dokumentów wymagają cyklicznego niszczenia. Mogą to być np. zarówno teczki pracownicze, jak i wydruki z działu księgowości czy HR. Następnie firma EkoAkta ustala harmonogram odbiorów, zgodny z rytmem pracy i potrzebami bezpieczeństwa Twojego przedsiębiorstwa.
Warto dodać, że dokumenty do czasu utylizacji przechowywane są w zabezpieczonych pojemnikach. Zintegrowany system blokad uniemożliwia ich otwarcie przez niepowołaną osobę aż do momentu zniszczenia.
Odbiór dokumentów poufnych odbywa się on cyklicznie w ustalonym terminie, z pełnym potwierdzeniem protokołem i raportem z trasy transportu. Dzięki temu możesz być pewien, że proces został przeprowadzony zgodnie z przepisami, a dane trwale zniszczone.
Takie rozwiązanie pozwala uprościć wewnętrzne procedury, ograniczyć ryzyko błędów ludzkich i obniżyć koszty obsługi dokumentacji. Dla firm, które przetwarzają duże wolumeny akt stała współpraca z EkoAkta i masowe niszczenie dokumentów jest też opłacalne finansowo, szczególnie w dłuższej perspektywie.
Odpowiadasz w swojej firmie za zarządzanie dokumentacją? Chcesz, by cykl życia danych poufnych kończył się na skutecznym niszczeniu zgodnym z przepisami? System bezpiecznych pojemników firmy EkoAkta to metoda utylizacji dokumentów, która sprawdzi się zarówno w dużej korporacji, jak i mniejszej spółce.