Jak przygotować bazę danych klientów?

Baza danych o klientach a RODO

To absolutnie nadrzędny akt prawny, który musi być fundamentem każdej cenionej bazy danych o klientach. To nie opcja, a obowiązek i warto położyć na te słowa ogromny nacisk. RODO wprowadziło także i do polskiego prawa nadrzędność ochrony interesu klienta ponad interes firm, przynajmniej w pewnych obszarach.

Klient ma prawo do usunięcia swoich danych, do wystąpienia z prośbą o ich ujawnienie (by mógł się z nimi zapoznać), a także do zaniechania przetwarzania. Na każdym etapie działania firmy muszą być spójne i transparentne.

Musimy więc wiedzieć, jakie dane gromadzimy, w oparciu o jakie wolumeny oraz jak długo je przechowujemy i jaka jest tego podstawa prawna. Jeśli nie ma takiej intencji, by na przykład przez długi czas gromadzić dane wrażliwe, w tym adres czy numer telefonu, to na wniosek strony UODO może skontrolować naszą firmę.

Kluczową rolę odgrywa też bezpieczeństwo. Jeśli baza z takimi danymi o charakterze wrażliwym wycieknie do sieci, to Urząd Ochrony Danych Osobowych może nałożyć na firmę karę, której wysokość będzie liczona w milionach złotych. W Polsce zapadały już takie wyroki. Pamiętajmy: RODO to fundament każdej bazy danych.

Ustalmy, jakie dane chcemy przechowywać

Nie musimy dysponować jak najszerszą wiedzą o naszych klientach. Priorytet powinna odgrywać ta wiedza, która przekuwa się na realne działania sprzedażowe. Warto zwrócić uwagę na to, że do danych finansowych i teleadresowych coraz częściej dołączają też dane osobowościowe.

Dziś gromadzimy zwykle dane podstawowe, czyli wiek, adres, numer telefonu. Często sięgamy też po informacje o zarobkach lub źródle dochodu, zwłaszcza jeśli działamy na przykład w obszarze pożyczek czy leasingu. Z zachodu dotarł do nas trend gromadzenia danych o charakterze i o zainteresowaniach.

Póki co te cechy są gromadzone zwykle o pracownikach wyższego szczebla, ale należy spodziewać się ich dalszej popularyzacji. Jaki jest sens ich gromadzenia? Wiedząc, jakie są zainteresowania partnera biznesowego, który zostawia u nas sporo pieniędzy, można łatwiej kupić mu personalizowany prezent na święta lub urodziny. To zaś przekuwa się na budowanie lepszej relacji biznesowej.

Dobra baza danych a informacje o problemach

Warto wiedzieć o tym, że w bazie danych powinny znajdować się wszystkie użyteczne dane z punktu widzenia firmy, w tym także te o ewentualnych problemach, na przykład dotyczących płatności w terminie za określone dobra czy wykonane usługi.

Przechowywanie takich informacji wpływa na ochronę naszego biznesu. Jeśli klient kilka razy z rzędu zalegał z płatnościami, możemy w oparciu o te informacje wcześniej zażądać od niego płatności z góry. Pozwoli nam to zachować płynność finansową i uchroni przed zbędnym ryzykiem.