Etapy wdrażania normy ISO
Certyfikat ISO 9001 wydawany jest po przejściu pozytywnie audytu certyfikacyjnego. Przeprowadza go jednostka certyfikująca. Żeby jednak do takiego audytu podejść, konieczne jest dobre przygotowanie. A to wymaga kilku etapów
W tym tekście (9)
W tym tekście przedstawimy etapy wdrożenia normy ISO 9001 w firmie. Warto pamiętać, że normy ISO nie narzucają tego, w jaki sposób firma ma funkcjonować. Pokazują jedynie, co powinien zawierać System Zarządzania Jakością. To w jaki sposób będzie to wdrożone w firmie, zależy wyłącznie od kierownictwa. Jak więc wygląda proces przygotowania do wdrożenia audytu?
1. Etap diagnozy
W pierwszym etapie trzeba zrobić krótką diagnozę systemu zarządzania jakością w firmie pod kątem jego zgodności z normami ISO 9001. To najlepszy sposób na naprawienie obszarów, które wymagają uzupełnienia. Może się okazać, że firma działa w taki sposób, który w dużej mierze odpowiada już normom.
2. Powołanie zespołu wdrożeniowego
W kolejnym etapie powołuje się zespół odpowiedzialny za wdrożenie systemu.
3. Szkolenie kierownictwa i pełnomocnika
Bardzo ważnym elementem całego procesu jest zaangażowanie w prace kierownictwo firmy. Kierownictwo musi bardzo dokładnie poznać korzyści z wdrażania normy ISO i potrafić przekonać do zmiany wybranych procesów swój zespół. Jednocześnie szkoli się pełnomocnika. Odpowiada on za całe wdrożenie i doskonalenie systemu zarządzania jakością. W trakcie wdrożenia, koordynuje wszelkie prace, a także dokumentuje system.
4. Szkolenie grup roboczych
Po przekazaniu najważniejszych wiadomości kierownictwu i powołaniu pełnomocnika ds. wdrożenia, następuje etap szkolenia grup roboczych. To oni będą odpowiedzialni za wdrożenie procesów w jednostkach i zespołach, którymi kierują.
5. Tworzenie dokumentacji
System zarządzania jakością ISO opiera się na dokumentacji procesów, działalności i potrzeb. W ramach procesu certyfikacyjnego opisuje się procedury wymagane przez normę ISO, a także procedury operacyjne. Najlepiej by to konkretni pracownicy opisywali zadania, które wykonują.
6. Sprawdzenie dokumentacji
W trakcie wdrażania dokumentacji cały czas należy kontrolować poprawność wszystkich rozwiązań. W związku z tym należy powołać wewnętrznych audytorów, którzy sprawdzą stopień poprawności procedur w odniesieniu do normy ISO. Jeśli zespół jest mały, można zdecydować o rezygnacji z tego etapu
7. Wdrożenie systemu
W ramach wdrożenia przekazuje się pracownikom dokumentację przygotowaną w ramach systemu zarządzania jakością. W trakcie zapoznawania zespołu z dokumentami może istnieć potrzeba skorygowania procedur. Wtedy jest odpowiedni czas by je zmienić.
8. Przegląd zarządzania
Jednym z ostatnich etapów jest przegląd wszystkich procesów i zgłoszenie ich do certyfikacji. Przegląd jest spotkaniem kierowników zespołów odpowiedzialnych za konkretne działy i prezesa firmy w celu sprawdzenia wszystkich procesów z normą ISO 9001
9. Etap certyfikacji.
Podczas tego etapu w firmie przeprowadzany jest audyt wszystkich procesów, całego systemu zarządzania jakością i jego zgodnością z normą ISO. Po otrzymaniu certyfikatu trzeba na bieżąco przeprowadzać audyty nadzorujące, czy wszystkie procesy przebiegają prawidłowo.
Przedstawiliśmy w najbardziej skrótowej formie etapy uzyskiwania certyfikatu ISO 9001. W zależności od wielkości firmy, a także zakresu koniecznych do wprowadzenia zmian, etapy te mogą trwać od kilku dni to kilku tygodni. Pewnie jest jedno. Ich kolejność. Zawsze jest taka sama.