Czy warto wdrożyć w firmie darmowe chmury danych?
Żyjemy w czasach, kiedy coraz więcej działalności decyduje się na eksportowanie coraz większej ilości plików do chmury. Rozwiązanie takie ma wiele zalet, jednak nie sposób nie dostrzec też pewnych wad. Czy w firmie warto wdrożyć chmurę danych?
W tym tekście (3)
Jakie cechy powinna spełniać chmura danych w firmie?
Kluczową rolę zawsze odgrywa bezpieczeństwo gromadzonych i przetwarzanych przez naszą działalność informacji. Dotyka to nie tylko takich obszarów, jak ochrony danych zakładu, które zapewniają przewagę konkurencyjną, ale też polityki RODO.
Pokazuje to dość jednoznacznie, że na każdym etapie trzeba zadbać o to, by dane, jakie wysyłamy poza sieć wewnętrzną, były odpowiednio chronione. Składa się na to wiele elementów i w toku wysyłania pliku na wirtualny nośnik, trzeba zadbać o wszystkie te aspekty.
Praktyka wielu firm pokazuje, że bardzo ważną rolę odgrywa to, by wysyłany plik był zabezpieczony w sposób odpowiedni. Już zwykłe skompresowanie go i nadanie ochrony hasłem, znacznie podnosi poziom bezpieczeństwa i pozwala znacznie zwiększyć poziom bezpieczeństwa danych.
Pamiętajmy też o tym, by stosować tak zwaną regułą wąskiego kręgu. Im mniej osób ma wgląd do wysyłanych przez nas danych, tym lepiej. Najlepiej byłoby, gdyby dostęp do plików miały tylko osoby wchodzące w skład kadry menedżerskiej.
Dobra chmura danych powinna też wyróżniać się dedykowaną aplikacją mobilną, którą można zainstalować zarówno w ekosystemie Apple, jak i na Androidzie. Przed pobraniem pliku upewnijmy się, jak społeczność ocenia dane narzędzie. Jeśli ma ono bardzo niską ocenę, to może warto poszukać innego rozwiązania?
Chmura danych w firmie — ile to kosztuje?
Dobra wiadomość jest taka, że niektóre rozwiązania są w pełni darmowe. Oczywiście ceną za to zwykle jest limit miejsca, jaki mamy na swoje pliki. Często spotyka się na przykład ograniczenie do 5 lub 10 GB. Paradoksalnie, w niektórych sytuacjach taka ilość miejsca będzie w pełni wystarczająca.
Można tu wskazać na przykład na firmy, które w dużej mierze pracują z tekstem. Nieczęsto zdarza się, by plik tekstowy zajmował więcej niż 1 MB. Oczywiście wyjątkiem od tej reguły są zasobożerne formaty oraz pliki, które dodatkowo zawierają wiele grafik.
Co jeśli szybko zapchamy całą naszą darmową przestrzeń? Model biznesowy większości dostawców rozwiązań chmurowych zazwyczaj daje nam dostęp do kilku różnych planów abonamentowych. Różnią się one wielkością miejsca, a czasem także szybkością przesyłu i pobierania zgromadzonych tam danych.
Jak zabezpieczyć firmową chmurę danych?
Na pewno warto rozpocząć od weryfikacji dwuetapowej. To skuteczna metoda, która znacznie zmniejsza szanse na uzyskanie dostępu do zgromadzonych tam plików przez osoby do tego nieuprawnione. Nawet jeśli poznają login i hasło, ale ich numer telefonu nie będzie dodany do listy wyjątków, to nie otrzymają specjalnego kodu, który pozwoli im przeglądać i pobierać pliki. Pamiętajmy też o tym, by nadawać różnym użytkownikom różne prawa dostępu. Nie każdy musi mieć konto administratora. Zawsze warto przemyśleć też dedykowane rozwiązania chmurowe tworzone z myślą o korporacjach.