Czy opłaca się zrobić audyt RODO w firmie?
Mimo tego, że od wprowadzenia w życie RODO minęły już trzy lata, to wiele firm wciąż radzi sobie z ochroną danych osobowych niezbyt dobrze. Może to mieć poważne konsekwencje. Zarówno prawne, jak i finansowe. Świetnym pomysłem, by usprawnić obieg informacji i danych wrażliwych w firmie, jest właśnie audyt RODO. Jak się za niego zabrać?
W tym tekście (3)
Czy RODO naprawdę jest takie ważne?
Tak, zdecydowanie. Jest to wręcz rewolucyjna zmiana w prawie obowiązującym w Unii Europejskiej, która na pierwszym miejscu stawia nie interes firmy, ale ochronę danych użytkowników, pracowników czy klientów takiego podmiotu gospodarczego.
RODO jest przy tym aktem prawnym bardzo precyzyjnym, które w niewielu obszarach daje pola do swobodnej interpretacji przepisów. Wytyczne są ostre, klarowne i jeśli chcemy się z nich prawidłowo wywiązać, to po prostu musimy ich przestrzegać. Nie ma tu miejsca na gdybanie czy teoretyzowanie.
Akt prawny, jaki narzuciła Unia Europejska, wzbudził wiele zamieszania, jednak nie można nie zgodzić się ze stwierdzeniem, że jego ogólny odbiór jest bardzo pozytywny. RODO przyjęło się na tyle dobrze, że wiele państw lub regionów spoza UE tworzy, lub poważnie myśli o wdrożeniu podobnych rozporządzeń.
Na dziś dzień każda szanująca się działalność gospodarcza, która poważnie podchodzi do swoich zadań, po prostu musi być zgodna z RODO. Już od pierwszego kontaktu z klientem, po chwilę, kiedy po raz pierwszy wyślemy do niego wiadomość, kończąc na sytuacji, kiedy ten zażąda dostępu do przetwarzanych przez nas informacji i zapragnie na przykład je usunąć — do czego zresztą ma prawo.
Jak sprawdzić, czy nasza firma jest zgodna z zasadami RODO?
Właśnie w tym miejscu okazuje się, jak duża jest rola zewnętrznego audytora. Nie trzeba było czekać zbyt długo, by na rynku pojawili się specjaliści, którzy pomagają firmom spełnić wszystkie wytyczne, jakie narzuca na nich rozporządzenie, a jest ich naprawdę sporo.
Można tu wskazać między innymi na spełnienie obowiązku informacyjnego, a także na odpowiednie zabezpieczenie przechowywanych danych. Jest to tak ważna kwestia z tego względu, że potencjalny wyciek danych może skończyć się dla naszej działalności ogromnymi karami finansowymi.
UODO, czyli organ, który nadzoruje w Polsce zgodność z RODO, już kilkakrotnie zarządzał odszkodowania, które były liczone w milionach złotych. Jak można się domyślać, niewiele firm chciałoby utracić tak dużą sumę pieniędzy. I właśnie dlatego lepiej zadbać o zasady zgodności z RODO.
Dlaczego audytor zewnętrzny jest tak dobrym wyborem?
Przede wszystkim ze względu na swój obiektywizm. Nasza firma jest po prostu dla niego kolejnym klientem. Przygląda się jej, analizuje, znajduje luki w kwestiach związanych z bezpieczeństwem danych, a następnie opracowuje i wdraża schemat naprawczy.
Jeśli zlecimy audyt RODO naszym pracownikom, to jest dość prawdopodobne, że podejdą do tego zadania stronniczo i — nie chcąc źle wypaść w oczach kolegów z firmy — raczej nie odnotują uchybień, czym tam naprawdę zaszkodzą nie tylko sobie, ale i całej działalności gospodarczej.