Czy monitoring w biurze jest legalny?

Monitoring w miejscu pracy

Czy monitoring w miejscu pracy jest legalny? Krótka odpowiedź – tak. Są jednak konkretne warunki, które muszą zostać spełnione, zanim zamontujesz monitoring w swoim budynku. Co więcej – monitoring nie może obejmować wszystkich pomieszczeń w obiekcie. Zamontowanie go w niektórych jest nielegalne, chyba że zostanie uzasadnione.

Monitoring w miejscu pracy lub wokół niego może zostać powieszony zgodnie z art. 22 [2] ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. w kodeksie pracy. Można go zamontować w przypadku:

• zapewnienia bezpieczeństwa pracowników;
• ochrony mienia lub informacji, których ujawnienie może narażać przedsiębiorstwo na szkody;
• kontroli linii produkcyjnych (co raczej nie tyczy się biur).

A zatem monitoringu nie można zamontować np. z powodu chęci kontroli zachowania czy pracy pracowników.

Montaż monitoringu musi być uzasadniony

Kodeks pracy wyraźnie reguluje też miejsca, w których możesz zamontować monitoring. Są to:

• pomieszczenia sanitarne (toalety, łazienki itp.);
• pokoje socjalne, np. stołówki;
• palarnie;
• szatnie;
• pomieszczenia udostępniane związkom zawodowym.

Zamieszczenie monitoringu w takich pomieszczeniach jest możliwe TYLKO, gdy nie naruszają one godności i dóbr osobistych pracowników i w uzasadnionych przypadkach, gdy chodzi o zapewnienie im bezpieczeństwa. Ew. ochrony mienia, tajemnicy informacji lub kontroli produkcji.

Jednak i wtedy ze względu na nienaruszalność godności i dóbr osobistych pracowników, a także niezależności związków zawodowych, musisz rejestrować obraz w ten sposób, aby niemożliwe było rozpoznanie przebywających w nich osób.

Monitoring może rejestrować tylko obraz

Kolejnym ograniczeniem nakładanym przez kodeks pracy jest też nagrywanie dźwięku. Według polskiego prawa – nie możesz rejestrować dźwięku. Monitoring może nagrywać wyłącznie obraz. A co za tym idzie – nie wolno Ci montować kamer z mikrofonami czy instalować samych mikrofonów w miejscu pracy. Co ważne – nie wolno Ci nagrywać pracowników bez ich wiedzy.

Nawet kiedy monitoring jest zamontowany w miejscach publicznych jak chociażby wejście do biura czy korytarz. Teren objęty monitoring musi być oznaczony. A ponadto każdy pracownik – łącznie z tymi nowymi – musi być uprzedzony, że w obiekcie znajduje się monitoring.

Jak poinformować pracowników o kamerach?

Jeśli dopiero montujesz monitoring w swoim biurze, musisz o tym poinformować pracowników na minimum 2 tygodnie przed instalacją. Kodeks pracy nie wymaga jednak ich zgody, ale jak już wskazałem wcześniej – musisz to przeprowadzić z poszanowaniem ich praw. Pracowników możesz poinformować poprzez maile lub wywieszenie informacji w samym biurze.

Jeśli w Twojej firmie pojawi się nowo zatrudniona osoba, ją także musisz poinformować o monitoringu. Powinna otrzymać informacje na piśmie, które wskażą:

• w jakim celu został zainstalowany monitoring;
• jaki jest jego zakres;
• jakie są sposoby zastosowania monitoringu.

Ponadto, jeśli jesteś objęty układem zbiorowym pracy lub w Twojej firmie stosuje się regulamin pracowniczy – musisz zawrzeć tam informacje o monitoringu. Jeśli ich nie masz, muszą się znaleźć w obwieszczeniu.

Przechowywanie monitoringu

Co więcej – nagrania z monitoringu możesz przechowywać do 3 miesięcy. Ponadto obowiązuje Cię także RODO, a konkretniej art. 12 i 13. Oznacza to, że pracownik musi być poinformowany o przetwarzaniu jego danych osobowych. Pamiętaj, żeby instalować monitoring tylko w uzasadnionych przypadkach. Inaczej z powodu kontroli lub w przypadku konfliktu z pracownikami – to Ty będziesz musiał uzasadnić powód zamontowania kamer.