Audyt subskrypcji – prosta droga do oszczędności
Subskrypcja nieużywanej aplikacji webowej, prenumerata branżowego magazynu pdf, z której nikt nie korzysta, abonament na płatną nawigację w telefonie handlowca, o której zapomniał. Firmy często płacą za dawno niepotrzebne pracownikom rozwiązania, oferowane w modelu subskrypcyjnym. Warto dokonać ich audytu.
W tym tekście (3)
Specjalista ds. subskrypcji
W wielu działach administracji, HR, oraz IT, szczególnie w dużych firmach, pracują ludzie, których jednym z obowiązków jest prowadzenie aktualnych subskrypcji, prenumerat, czy abonamentów opłacanych przez firmę. Weryfikują oni, czy dana płatna usługa nadal jest oferowana. Z reguły to także osoby, do których wpływają wnioski o zgodę na skorzystanie z tego typu rozwiązań.
Jak pokazuje doświadczenie, regularny audyt płatnych usług cyfrowych oferowanych w modelu subskrypcyjnym, jest dobrą metodą na poszukiwanie oszczędności. Często całkiem pokaźnych.
Kup i zapomnij
W najgorszej sytuacji są firmy, w których tego typu koszty w żaden sposób nie są monitorowane, a faktury opłacane niemal z automatu. Z reguły pojedyncza kwota na fakturze, rzędu kilkunastu, czy kilkudziesięciu złotych miesięcznie, na nikim wrażenia nie robi. Tymczasem jeśli zliczyć wszystkie usługi cyfrowe, może się okazać, że każdego miesiąca poważną kwotę wysyłamy „w cyfrową chmurę”.
Problem ten dotyczy także małych firm, w których paradoksalnie takie koszty mogą kumulować się w dość znaczące kwoty. Tymczasem w niektórych sytuacjach wystarczy sprawdzić, czy dana usługa może być używana na kilku komputerach, np. w ramach pracy zespołowej. Jeśli nie zrobimy takiej weryfikacji, może się okazać, że każdy pracownik korzysta z tej samej usługi, ale na osobnym loginie, generując niepotrzebne koszty.
Nowy rodzaj kosztów
M.in. z tego powodu należy przyjąć obowiązującą w firmie praktykę dotyczącą porządkowania tego nowego rodzaju kosztów. Wprowadzenie procedur akceptacji subskrypcji, ich rozliczania, regularnej oceny przydatności i stopnia wykorzystania, powinny wejść w krew wszystkim zarządzającym.
W pierwszej kolejności warto zablokować możliwość doliczania takich kosztów do rachunków telefonicznych służbowych telefonów. W ten sposób bardzo szybko mogą nam umknąć poszczególne usługi, za które w sumie wydajemy całkiem sporo.